新型コロナウイルスの感染拡大を受け、政府が「緊急事態宣言」を出したことで、多くの企業では在宅勤務が推奨されましたが、中には印鑑を押すためだけにわざわざ出社しなければならない方も多かったと聞きます。
在宅勤務が推奨された中、あの書類を確認しに会社へ・・・印鑑がないと決裁が・・・という事態は誰だって避けたいものですよね。
また、決裁を行うにあたり、情報を紙に書き申請、現物を確認して承認印を押す、さらに承認結果をシステムへ入力、というような事務的な業務は、企業活動においても多くの時間が費やされているのではないでしょうか。
弊社も今回の緊急事態宣言により、在宅勤務を全社で進めていきました。
在宅勤務を進める中で、自社で導入済みであったシステムの中で「紺屋の白袴」ではなくてよかったなと感じるシステムのひとつがワークフローシステム（電子承認決裁システム）です。
ワークフローシステムを導入することで、書類を電子化して申請・承認・回覧できるようになり、わざわざ出社しなくとも決裁業務を行うことができるようになります。
その他にも下記のようなメリットがあります。
・申請～承認といった決裁業務に関わる人物や部署の範囲といった流れがシステム上で見える化でき、申請書が誰の承認待ちかが一目で分かることで、業務の停滞を防ぐことが可能
・外出先や自宅からであっても申請書内容の確認と申請・承認を行うことができるので、申請者と決裁者双方の時間を大幅に短縮することが可能
・申請書を電子化することにより、ペーパレス化でコスト削減が可能
・データで残ることにより、決裁された後もファイリングや保管スペースが不要になり、管理の手間の削減が可能
・システム検索により過去の申請書を容易に探すことが可能
・過去データを利用することにより、申請書作成の手間の削減が可能
弊社では約１５年前から、社内の決裁業務をワークフローシステムに段階を経て載せていきました。
まず、申請者と決裁者双方がWEB上の電子書類を見れば一目で分かるように、入力項目のブラッシュアップを進めていきました。
また、場所や時間に縛られずに"気兼ねなく"申請ができるようにセキュリティを担保するための取り組みも行ってきました。
ワークフロー導入にあたり、使いやすい定型フォームを事前に準備したり、承認ルートを設定したり、組織変更に対してメンテナンスしたりといった付帯業務はもちろん発生します。
しかしながら、書類の確認のためのプロセスや承認による意思決定のプロセスの簡略化などを含めても、余りある効果をもたらせてくれるのではないでしょうか。
ワークフローシステムは営業活動や生産活動といった直接の業務に係るものではないですが、在宅勤務はもちろんのこと、平時の業務においても効率化につながるシステムといえるのではないでしょうか。
今回の教訓を機に、ぜひワークフローシステムの導入を検討して頂ければと思います。
